- 统一控管合同模板
- 制定SOP流程，便于审查与变更
- 合同到期通知，预留业务反应时间
- 客户名单精准保存，建立长期业务关系
- 纸本也可管，落实合同调阅登记
- 防止人为外流，杜绝公司信誉损害因子
- 合同历程管理，优化稽核作业
解决合同管理的难题
合同是企业业务的核心，其影响性不单是企业个体更扩及客户、上下游厂商间商务关系。合同纸本与相关附件繁杂，经年累月的历史合同数量更是庞大，若不善加管理长久下导致企业常面临以下问题：
人工控管易出错
依赖人工控管合同文件，容易遗失且历程纪录不周全，一旦出错难追查。
误用旧版合同
没有定期检阅版本，造成新旧版本难判、造成双方困扰，损害公司形象。
不知合同到期
合同数量多、到期日各不同、续约新签不明，形成服务空窗期。
合同外流
合同遭有心人窃取外流，等同营业知识外泄，严重影响公司信誉。
人员交接不清
纸本合同历经人员异动交接、调阅，难以用口头交代中间发生什么事。
遗漏客户名单
客户名单东漏西漏，数据不齐，业务分析与关系维护难以深化。
合同就是业务力的表现
华苓合同管理系统以「范本管理」、「签核审查」、「案件監管」、「客户管理」、「纸本领还」、「合同安全」、「稽核报表」等七大面向落实合同管理，协助企业制定标准流程，保障合同内容和生效过程皆符合内外部规范；更全面支持行动装置，增加业务人员于前线作业敏捷性，提高客户、供应商间的合作顺畅与满意度。
建立弹性智慧的合同管理
別忘了，不同类型合同需执行不同签核流程，弹性而智慧的华苓合同管理系统结合Agentflow企业流程管理系统 与 Docpedia文件管理系统 的精髓，是您建立合同SOP的依据，全面制度化与行动化。
- 拟定：合同拟定过程完整记录。
- 审核：可使用自行开发流程签核或模块提供流程签核。
- 归档：流程签核记录保存备查。流程签核结束后自动归档至相关文件夹备查。
- 续签：自动提醒即将过期的合同，将合同进行续签改版。
<范本管理>
统一控管合同模板
合同既多元、复杂且具专业性，建立贴合企业的内容与资源的标准，避免人员取用来源不明的合同，因文字不严谨而发生岐义和误解，导致难以履行或引起争议，造成企业不可挽回的商业损失。
企业可视商务需求盘点所需合同，由特定人员以性质、类型划分并上传相应合同范本，点名合同用途，同时设定更版时效提醒专人定期检阅。而前线人员即使在外跑业务，透过行动装置随时于系统取得最新合同范本，不需一再确认，加速作业时效，更能避免签订不当合同。
<签核审查>
制定SOP流程，便于审查与变更
依据合同类型涉及事项多寡、复杂程度及条款的重要性等，拟订对应签核审查规则，定义所需关卡与签核层级做作为企业合同审查标准流程程序。
当发起任一合同审查流程时，系统将自动以合同类型作为判断条件，主动分派审查关卡、人员；遇特殊案件须异动审查人员，仅须透过加会签方式进行审查人员变更，保障每份合同都由最适单位与人员审阅，辅以流程追踪、稽催、到关通知等机制，强化合同质量与时效性。
<案件监管>
合同到期通知，预留业务反应时间
完整记录进行中或已完成合同案件的签核、改版历程、合同起讫等重要轨迹，便于相关负责人员对案件进行了解与常见问题规避，使新项目或续签合同时作业更流畅。
设定合同类型、签订单位、金额、起讫时间、负责单位、描述等重要信息为合同索引做为重点提醒，并开启到期通知；负责人便能在到期前收到系统提醒，在充足时间下与客户商谈续签事宜，提高客户满意度与签订率。
<客户管理>
客户名单精准保存，建立长期业务关系
合作名单往往分属多单位或负责人，客户端人员异动也仅负责人清楚，借系统化管理，避免内部人员流动或交接不善，重要客户名单不翼而飞，导致双方无法持续互动深化延长合作关系的窘境。
盘点是管理单位执行首要，有助经营者掌握所有合作关系网与重要领域，并针对重要单位采行特别关注；合同负责人则可依系统上业务单位联系信息，定期关切，搜集第一手动态，适时给予解决客户问题，让双方关系更亲近。
<纸本领还>
纸本也可管，落实合同调阅登记
企业导入系统之前的纸本合同、导入系统后的数位化合同，无论哪种都免不了仍会有纸本合同调阅或索取副本需求。
谁说纸本合同难管理，透过系统分发记录查询工具阅览纸本合同持有状况，并结合分发流程申请档，将在线数位档申领，取出纸本合同，而合同持有人亦可在此进行登记、调阅、回收、遗失或其它状态及注记。
<合同安全>
防堵人为外流，杜绝公司信誉损害因子
杜绝机密合同外泄。华苓合同管理以权限划分作为基础防护，再进一步加入离线、联机阅读、阅读时间、密码控管、IP、MAC address、水印以及安装到个人电脑上的软件做截图管制等安全加密机制，做到合同遮蔽、限定在线阅读、强制版权宣告、密码保护、屏蔽软件截图、联机读取限制，以系统制约，全面阻挡操作不当人为外流，主动预防降低发生率。
<稽核报表>
数位化历程管理，优化稽核作业
报表为集结企业合同管理相关绩效数据的战情中心，随时提供最新数据供经营者检视并做为管理方针调动、决策的依据；也为内外部稽核作业随时准好准备。
系统统计各类合同签署量、各月合同签订量、合同审核作业平均天数、退件项目与负责人等数据，分析当前企业商务重心、业务高低峰以及作业时效、人员绩效是否合宜。面对内外稽，可自行设定审视条件，报表随设随产；纸本抽查也不怕，套用合同封面，清楚条列出该合同过往签核记录与改版历程，稽核无压力。
