五鼎生技

五鼎生物技术股份有限公司于86年12月2日创设于新竹科学工业园区,公司定位为专业生物科技研发、制造及营销之高科技公司,产品以医疗保健,药物、食品等产业为主,环保等为辅。目前已生产成功之生化血糖测试仪、尿酸测试仪及其测试片,专为糖尿病患、痛风病患个人及护理人员方便使用,与全球同步运用最先进之生物感测技术研制成功之生化血糖测试仪、尿酸测试仪及其测试片系统。

由于内部操作系统的升级,五鼎生技于2014年导入华苓科技Docpedia文件管理系统,以汰换旧有的文管系统。当初决定采用Docpedia,主要有几个考虑点:

  • 组织管理单元能建立人资行政组织与虚拟组织。
  • 窗体流程的可扩充性及开发工具设计极具弹性。
  • 可与ERP、PLM等异质系统整合弹性。
  • 能与 Agentflow 无缝整合,发展更多文管流程应用。
  • 独家提供文件分发纪录功能,供DCC追踪须回收文件。
  • 透过PDF SecuVue,文件安全防护无漏洞。
  • 需透过系统验证取得FDA、ISO验证。

经由上述比较考虑,Docpedia较其他竞品有更高的严谨度、讯息通知的实时性,华苓产品获得五鼎信任,因此选择Docpedia。

Docpedia 提升组织管理细腻度,符合实际的文管运作

组织结构的建立是文管的第一步。以五鼎研发部门来说,除需建立一般的行政组织,同时要建立因某些任务所需的项目组织,特定部门又有分正主管与副主管,组织层级繁琐与复杂,尤其文件签核时,签核层级的细腻度要求度更高,过去只能牵就于旧文管系统的功能限制,造成组织层级不能完全符合实际需求。Docpedia接手之后,透过虚拟组织,这类问题从此轻易解决。基于Docpedia的弹性,文件不需全部由正主管来签核,大幅节省时间达到更高效率,更让系统与管理思维连成一气。

文件权限搭配 PDF SecuVue 安全防护无漏洞

五鼎将文件类型分类为一般权限、机密与极机密权限三种:一般权限即是可以阅读索引卡及附文件;机密即是可以阅读索引卡但需要有权限才可阅读附档;极机密则是无权限人员看不到目录,无法阅读索引卡/附文件以及搜寻。Docpedia同时搭配PDF SecuVue安控工具,提供安全性的 PDF 档案阅读机制,包含脱机、联机阅读、阅读时间、密码控管等安全防护,也可将档案设定为是否为一次性阅读,如果是,则在第一次开启后,档案将会自己删除,在安控机制上更加完善,达到安全防护无漏洞之效益。

可靠的文件记录与举证,Docpedia辅助FDA认证之确效作业

FDA是美国食品药品监督管理局(Food and Drug Administration)的缩写。FDA与ISO组织等国际组织密切合作,不断推动一连串革新措施。尤其在食品、药品领域,FDA认证成为世界食品、药品的最高检测标准,被世界卫生组织认定为最高食品安全标准,因此国际很多厂商都以追求获得 FDA 认证作为产品质量的最高荣誉和保证。生技产品欲想往欧美地区,FDA认证更像一张门票,因此对于此认证的取得,厂商无不认真以待。

五鼎生物技术亦为了保证产品安全及质量保证,透过Docpedia协助导入阶段计算机确校验证,所谓确效就是产品生产过程中,对各项相关事项做出科学性的评价及书面记录的过程,透过Docpedia系统认证计算机确效,提升FDA认证可靠度,其中包括DQ、IQ、OQ、PQ四阶段:

设计验证(Design Qualification;DQ):主要是需求导入建议,包括系统访谈、硬件建议规格、系统导入建议书。

安装验证(Installation Qualification;IQ):主要目的是在确认所购买的是否与原订规格相符,包括:系统手册、系统安装手册、系统安装确认项目、系统更新手册。

操作验证(Operational Qualification;OQ):此步骤是在IQ验证合格后执行,其主要目的在验证功能之性能,包括文件夹树规划、文件类别和文件样式规划、文件汇入规划、文件夹及文件权限规划、文件制修废流程规划、系统管理者教育训练等。

性能验证(Performance Qualification;PQ):主要目的除了在验证软件的整体性能外,测试相关用户人员的操作技巧。之后建立书面数据,确定验证周期,以后需在规定的时间内完成例行性的再验证,包括用户手册、产品功能列表、教育训练等。

而透过Docpedia系统管理机制可提升FDA认证可靠度,其中包括以电子形式检查、审核与复制FDA生产纪录供稽核使用、透过系统运算生成时间戳计,任何数据变更都须保留完整记录,且签核纪录可以被查询,任何未经授权之用户无法使用等功能,Docpedia完整又安全的防护功能符合企业在透过工具验证FDA时最好的帮手。,然而除了FDA认证外,Docpedia文件管理系统对于落实ISO生命周期管理亦为最佳利器。

导入后提升系统效益,取得认证更容易

回顾上述,五鼎生技导入后,解决友商文管系统无法达成的问题,包括权限、安控、稽催、流程等问题,透过Docpedia文件管理系统全部迎刃而解,为企业知识管理提供强而有力的支撑,替五鼎带来效率改善,目前五鼎与跨国药厂集团及欧美亚医疗通路商签定长期产品共同推广合作契约,相关产能及效益也因Docpedia导入后能逐渐提升。