奇菱科技成立于1964年，隶属于奇美集团。业务涵盖背光模块关键零组件、高分子复合材料、及平面显示器应用三大主轴。奇菱科技于2007年开始，分别导入Agentflow 企业流程管理平台及Docpedia文件管理系统，进行签核电子化及多厂区的文件管理，本次有幸访问到奇菱科技 信息长 陈品宪先生，分享奇菱在这段期间的使用概况及心得。

奇菱科技除了在台南设有三个厂区之外，分别在宁波、苏州及佛山等地设厂，长期以来，日常的签核作业就以传统纸本邮寄、扫描、传真方式处理。回顾2007~2008年之际，SARS风暴稍歇，公司并准备于两年后上市，前景大好，高层便着手信息化系统的导入工作，以便应付日增的业务量。为求让IT系统尽速发生效果，便选择事关营运基础的电子化签核下手。在此之后，奇菱陆续采用过两家BPM厂商的产品，第一次因双方默契因素而停摆，第二次就改采华苓产品，一直运作到现在。在第二次的评选过程中，奇菱仍没有非欧美大厂不用的坚持，在价格、功能齐备度、服务效率方面作了更仔细的综合评估后，最后选择了Agentflow与Docpedia的组合，以不到半年的时间，先后顺利在台湾与大陆两地上线。

善用多组织功能管理的跨厂作业

论在多厂区的营运考虑下，奇菱采取下列导入策略：

• 各区架设独立的流程系统以降低当机风险。
• 透过分区域文管增加传文件速度。
• 适当地隔离各区的阅读权限以维持资安。
• 采用单一登录方式以简化操作程序。
• 开放分区文件自主管理权限以减低DCC压力。
• 集团文件集中化以便于保存。

为此，奇菱分别在台南三厂、苏州厂及宁波厂假设三套独立的Agentflow，以分散风险。文管方面则集中架设一套Docpedia文管系统，以确保版本控管一致；流程讯息的取得方面，奇菱以Agentflow「多待办事项模块」，呈现多种工作身分、多厂区的待办工作；Agentflow与Docpedia相搭配的系统环境采AD & DB验证并行机制方式达成单一登录，一次登入动作即可存取多台服务器。

奇菱的系统主要与Oracle ER、HR (人资)系统、与e- Supplier(供货商报价系统)做整合与Oracle ERP数据交换方式有两种：(1)直接在Agentflow上跑完请采验流程，(2)由Oracle EPR本身有请采验窗体，抛出来给Agentflow做签核，Agentflow签核完后再抛回去。Agentflow做前半部签核，再存到Oracle EPR系统，属于典型的制造业应用。其次，供货商系统整合方式为透过中介表格做数据整合：在接获供货商报价后，经过内部比价、议价作业，再把比价、议价的结果放到Agentflow作电子签核，签核之后就成为公司正式的采购报价单。这样的架构，优点是把与供货商互动这种较复杂且较可能变动的商务流程(business process and business rules)放在Agentflow 平台之外，让Angentflow在签核流程上可以放大功能，不被较善变的供货商管理商务罗辑牵动。

多点文件控管为导入重头戏

奇菱导入Agentflow及Docpedia的过程，大致可以分为四阶段：第一阶段：利用半年时间将差勤流程上线；第二阶段；人力资源(人力申请、人力异动)流程上线；第三阶段：请采验系统 与 原物料变迁流程上线；第四阶段：Docpedia系统上线。前三阶段的工作为电子签核环境的建立。目前奇菱为台湾厂与大陆厂各建立了约60支流程，以差勤及请采验流程居多，并统一由台湾负责开发，大陆各点配置维护人力。每月的流程总启动量达10,000多笔，多为差勤类流程、采购流程，目前稳定运作中。

上述四阶段的导入过程中，以供DCC(Document Control Center，文件管理中心)使用的Docpedia上线为重头戏。一方面亟需面对旧文管系统的疲态；一方面欲增加DCC管理台南、宁波、苏州多厂区生产文件时的效率。在那同时，Agentflow推出多组织的架构设计，加上Docpedia以支持多点下载、分区文管为要求，在Agentflow运作上轨道后，奇菱决定采用Docpedia。

Docpedia协助奇菱控管文件以ISO、料号申请单等生管类为主。Docpedia并搭配「PDFSecuVue文件保全模块」进行加解密编码，并采用新版的「分区文管」功能，将管理权限下放给各厂区人员，以减少总部DCC的工作负荷。奇菱一开始就决定采用「多点下载模块」加快文件访问速度，不需因数据源流量满挡而停摆。以改善下载缓慢的问题。以及考虑到处理效能跟带宽，把服务器分别摆在台湾及大陆。各地有各地的组织架构，定期做同步，并进行数据保全(A Site 没有 B Site的数据，B Site 也没有 A Site的数据)，透过人事系统做组织的同步。整体的效能，比旧系统具弹性及稳定许多。

从CIO的角度看流程系统导入

奇菱在采用Agentflow与Docpedia运作签核与文管之后，作业速度自然变快且不会遗漏，加上主动通知、签核记录完备、详尽的文件索引卡及弹性权限设定，管理上相对省事。Agentflow与Docpedia把真实运作状况透过图形化「具体」呈现出来，而不仅是一纸命令或是主管个人临时的决定。然而，华苓产品在组织及权限的设定也有弹性，不会绑手绑脚，才能在「具体化」之外「符合实际」需求。

在回顾完上述系统导入史之后，奇菱信息长 Denys提出几点管理面的看法：

首先，员工常误以为登入操作电子签核系统才叫流程e化、流程就有被管理了，若是自动化能把报表呈现，员工不觉得有系统，非要签来签去、点来点去才有e化的感觉。事实上，大部分员工，甚至有些主管，对于「流程管理」认识不够，常有「签核关卡就应该巨细靡遗」、「签越多关e化越完善」的迷思，IT人员若无法善导这种迷思，反而让签核设计过于冗长，不但增加主管签核负荷，影响更深远的是错失流程改善的机会。

Denys指出「有了流程系统(或电子签核系统)不等于完成BPR (Business Process Reengineering, 企业流程再造)」、「BPR执行的成效跟流程签几站无关；流程e化(电子系统化)也不等于BPR。BPR的要领之一甚至是先不要考虑e化，先专注在合理化及优化，再讲求效率的提高；而e化只是提高效率的方法之一。以报价管理系统为例，决定成本的信息来源、决策原则、权责单位，以及成本决定后业务端应加入的市场及客户因素有哪些、应由谁决定，这些流程上关键问题的厘清与沟通，是比导入流程签核管理系统更重要的BPR成功关键要素(Critical Success Factor)。

信息长最后强调：太过强调流程e-化对BPR的重要性固然是本末倒置，流程e化平台的导入倒不必等到所有流程都已被优化后再开始。流程e化可以在短期内提供节省人力及记录保存的好处，会是让user 提早启动BPR的诱因。奇菱的经验是先从不是最复杂的流程开始e化，e化前要求流程一定得先改良，而且第一版上线的流程不必是完美的；user在享受了第一版e化的好处后，会对BPR更有信心；且第一版的e化会让流程中更多的待改善点更量化地浮现。陈信息长Denys最后指出，华菱科技的顾客导向服务，是奇菱过去三年多来运用这种弹性方法成功BPR加e化多个商务流程的关键因素之一。