双鸿科技

亟思扬威国际舞台，矢志成为全方位热处理方案供货商的双鸿科技，在不断扩张营运版图的过程中，也积极引进诸多信息应用系统，藉以充实后防战力；自2007年开始至今，双鸿在不算长的时间内，成功部署多项重要系统，且已具体展现诸多效益，看在外人眼里，肯定以为其IT部门阵容浩大、兵多将广，但事实上，该公司信息部不过7名人力，之所以连战皆捷，论及主要关键，除了在于高阶主管鼎力支持外，IT人员不仅具备深厚的技术实力，亦深入了解各部门作业流程与需求，凡此种种，都可谓成功要素。

自2007年迄今，双鸿科技信息部即鲜少有闲暇时光，因为其从部署SAP R/3企业资源规划(Enterprise Resource Planning；ERP)系统以降，紧接着一路导入文中人力资源管理系统、华苓Agentflow及Quick Office等企业流程管理(Business Process Management；BPM)平台，个个都是攸关企业营运管理的重要解决方案。

之所以大举布建e化系统，究其主因，在于该公司亟欲走向国际化，故台北总部必须与海外据点协同作业，而以往由各地部署在地化ERP的模式，显然不再合宜，于是决定导入SAP R/3，连带旧ERP之内的人资管理功能，亦无法继续沿用，所以再部署文中系统，紧接着，为了有效整合这些核心系统，以期达到系统自动化、签核流程自动化等功效，尔后又引进Agentflow BPM平台。

尽管艰巨任务接踵而至，然该公司信息部硬是以不足10位的有限人力，接连闯关成功，不仅如愿让这些系统成功上线，更在导入过程中，添加了诸多创新设计，致使这些IT工具，更能恰如其分切中使用者核心需求，继而治愈了多项疑难杂症，不禁令人好奇，其究竟如何孕育诸多e化巧思，从而促使信息应用效益之最大化。

用3个月导入BPM，效率让人啧啧称奇

为了取代纸本、E-mail等传统签核模式，促使企业流程自动化，双鸿于2008年间决定部署BPM解决方案，尔后择定以Agentflow为目标，在同年8月开始导入，讵料才花了短短3个月，就让请假/加班、信息需求申请等流程成功上线，且其间还完成使用者教育训练事宜，并与文中系统进行整合，其效率之快，着实让人惊艳。

紧接着，其信息部亦将BPM系统整合触角，成功朝SAP系统予以延伸，凭中介Table穿针引线，据此催生员工费用申请、供货商请款、零用金申请等另外3支重要流程。在一连串战绩背后，令人难以想象的是，双鸿信息人员先前对于BPM，竟然完全陌生，且论及系统整合过程中所涉及的中介Table技术，以往也未曾实作过，但此后却能快速从无到有、从有到精；论及个中原因，便在于信息部拥有不弱的技术底子，易于在原厂教育训练及顾问说明过程当中融会贯通，不仅如此，信息部也从华苓服务中心的KM讨论区里，分享Agentflow顾问或客户所贡献的知识、经验，并观摩一些颇具参考价值的程序范例，透过这些素材，得以加速累积产品开发知识，从而跳过原本亟需费心钻研雕琢的历程。

双鸿信息部经理林伯勋表示，回顾以往纸本或E-mail传签模式，不仅经常因申请人填写数据之不正确，从而引发退件、重新申请等繁复历程，因而耗费可观时间，且对于人事部门而言，亦可谓一大梦魇，往往每逢月底最后2~3日，都必须长时间加班，此乃由于，员工难免有其惰性，总习惯等到月底才申报加班，导致人事部门得赶在极其有限的时程内，疲于奔命地输入数据、汇整报表，不仅如此，由于以往系以2套系统分头运行人事薪资、假别维护，欠缺单一统筹机制，故人事对于同仁所问「请了1天假后，到底今年还剩多少特休假」，有时难免给出错误答复，凡此种种，皆亟需加以改善，于是促成其导入BPM的决心。

至于BPM解决方案的评估要点，林伯勋解释，首先，由于信息部专长在于Java，故偏好选用奠基于Java技术的产品，如此才易于进行维护，且一并加快系统开发速度；第2，该供货商有否整合诸如SAP ERP等异质系统的整合经验，也是一大关键；第3，该产品是否搭配参考范例、譬如Quick Office流程模块，这对于未曾接触BPM的双鸿信息部来说，尤其堪称重要考虑依据；最后，期望系统授权之计算基础，系建立于Concurrent Users，而非以全公司总员工数来计价。在此之中，无疑有关系统整合部分，是其最为关心的要项，主要是因为，双鸿今后拟将应用触角，延伸到大陆据点的产品生命周期管理(Product Lifecycle Management；PLM)系统，尔后举凡样品申请、领料等作业流程，都期望走向电子化，同时希冀以BPM作为PLM、ERP等两大系统之间的互通桥梁，故原厂的系统整合实力与经验，重要性不言可喻。

如今藉由BPM整合文中人资系统、SAP R/3 ERP之实战历练洗礼，信息部对于未来各项延展应用，显得信心十足，因为有了Java、JavaScript等扎实技术根基当靠山，佐以Quick Office流程模块所提供之诸多Script Library，发挥相辅相成综效，故意欲以BPM构筑统一接口，一来整合各项异质系统，二来确保营运数据之正确性，理应都非难事。

纵深核心作业需求，擘画新颖流程设计

论及双鸿信息部在于BPM流程设计的「创举」，可谓多不胜数，在在展现信息人员的技术能量，以及对于各部门作业需求的深度掌握。

在人事管理部分，信息部考虑人资月结作业型态，故未采取中介Table双向整合模式，惟仍以BPM作为文中系统的延伸，亦即签核确认过的新版数据，依然可藉由批次方式，进入人事薪资系统；伴随请假、加班等申报作业走向电子化，人事部门得以挥别月底加班频仍之恶梦，只消5分钟转完所有数据，据此取代过往大量Key in时间，接着好整以暇地制作报表，再将报表提供给财务部门，整段流程在半个工作天内快速了结，改善幅度相当显著，另因Quick Office提供假别查询及维护功能，而经直接套用之下，俾使人事部获致更大的方便性，不必像过去需要切换两套系统，故任何员工究竟剩余多少特休假，清清楚楚、一目了然，再无误植之虞。

值得一提的，在设计流程的过程中，信息部察觉到，过往若干作业模式颇为怪异，亦即单一员工在进行请假、请款等申报时，竟然对应到不同主管，导致下属申请费用、直属主管却浑然不觉，不仅可能构成行政管理方面的诸多困扰，也提升了流程设计的难度，因此信息部特别花了许多时间，与人事部、管理处等单位共同讨论，最终确定了双主管会签模式，此后不管员工请假或请款，都必须会同其直属主管签核确认，此一似乎于「企业流程再造(Business Process Reengineering；BPR)」的效益，堪称双鸿在导入BPM过程中，所赢得的另一收获。

而如今即便员工赴海外出差，都能轻易地启动签核流程，即便必须附加纸本单据，也无滞碍难行之处，俾使申请人不必再费心以传真递送窗体，抑或待至返回工作岗位再执行，从而省却可观时间；对此林伯勋透露，双鸿在广州及昆山等两座工厂、美国办事处，各地皆配置扫瞄器，方便员工将各项单据转为电子文件，故就算碰上非电子档案的附加需求，都可妥善处理。

除此之外，信息部也采取了堪称大胆的做法，将人事组织结构、文中系统部门代号、成本中心代号等维护工作，分别交由人事、财务等部门执行，而非由信息部独力操刀；林伯勋解释，不可讳言，为了增加流程设计的便利性，信息部确实可将人事组织结构当中的层级、人名予以「写死」，然一旦实行这般客制化作为，此后可说麻烦不断，只要任何人离职或调动部门，倘若信息部无法实时察觉，便不能及时修改流程，因而导致相关流程被「卡死」，但论及程序修改一事，却又是大费周章的苦差事，故若放任此一状况持续不断出现，无异大大悖离流程自动化之初衷，在此前提下，由最能洞察人员、组织变动的部门，取得组织结构、部门代号、成本中心代号等维护事项的主导权，才更加顺理成章。

只要BPM主系统骨架维持不变，剩余的血肉，即靠着向各个系统「借」数据来加以填补，因此组织、流程才是BPM运作重点，其余中介数据只是附属角色，而信息部在深谙这层道理后，便巧妙借助了Quick Office当中的「自动判断层级」功能，据此建立一以贯之的框架基础，此后人事、财务等部门仅须套用组织设计工具来维护、运作，便可无惧于任何人员异动，都能确保流程之恒常运行；所幸Agentflow学习门坎不高，其操作接口就好比Powerpoint那般轻易上手，并不涉及程序开发需求，故相关使用单位对此并不排斥，且意外克服了许多疑难杂症，举例来说，如果有1人多职现象(注：某主管身兼其他部门主管)，假设按照传统的客制化流程设计方式，肯定会面临进退失据窘境，如今使用者只消透过Quick Office的「虚拟主管」功能，一番轻松拖拉，就可让不同组织结构树接续繁衍。

此一维护暨运作模式，连带促动了费用申请自动化的成效。经由财务部自行维护成本中心代号后，不论员工请款、零用金申请乃至供货商请款，只要奠基于正确代号的基础，一旦启动流程，则后续该流向何等责任归属，全都照着明确步骤来走，绝不会乱了套，甚至连代申请一事，亦全无执行上的困难；说到这里，林伯勋另透露1个独特设计，便是信息部有感于「不了解新进员工未来是否有请款需求」，深觉若不为此加以防范，则日后万一出现意料之外的费用申请行为时，肯定会出现问题，与其等到这般状况发生时，才让会计部紧急为申请人建立Vendor Code(注：以便让申请单成功抛转至SAP系统)，倒不如提前动作，一律为每位新进员工建立Vendor Code，藉此发挥一劳永逸的妙效。

回顾以往，有关费用申请流程，平均每个月总会出现5~6回退件情况，其中最常出错的环节，要嘛就是汇率算错，要嘛便是申请金额大过一定级距，被迫需要进行重签，如今配合SAP系统，便已将汇率换算功能设定妥当，故申请人根本不需费心运算，也不愁金额出错，且一旦申请金额达到既定级距，流程该往何处跑、就往何处跑，全由系统运筹帷幄，申请人亦无须牢记繁杂游戏规则；因此拜BPM导入所赐，如今每月退件频率已降到2件以内，且错误根源不外是代理人勾选错误，或者是文件不符，棘手程度不若汇率误植、金额过大需要重签等情况，一来一往之间，改善幅度亦属可观。

以e-mail开启窗体，高阶主管全无学习门坎

考虑及高阶主管日理万机，且不擅于操作各项系统，再加上该公司负责推动教育训练的人力亦属有限，因此信息部特别为高阶主管设计1项功能，即是配合后端 Active Directory 机制，允许高阶主管直接以E-mail开启窗体，不必输入密码即直入Agentflow入口网站，待审批同意或不同意、且加上批注说明后，随即按下一键送出，完全不须与BPM系统进行磨合或适应。

林伯勋另指出，有关BPM导入一事，其实也致令信息部获益匪浅，因为拜信息需求申请流程自动化所赐，不仅作业处理的起迄时间点，都有明确记录，再佐以用户意见表达园地之贴心设计，俾使原本甚难被量化的服务水平，得以更具体地呈现，方便信息人员随时检视IT服务质量，继而促动正向循环。展望未来，除了前已提到的样品申请、领料等作业外，包括新人╱离职、内部公文流程、出差、核价等其他流程，今后也都将逐一被纳入BPM平台运作范畴，且将与文中、SAP等系统，各自进行批次、实时之系统整合。