茂迪
倘若放任各部门文件长期散居四处，又缺乏加密软件、版本控管规则居间统筹，势将对企业知识管理构成不小冲击；考虑及此，颇负盛名的太阳能电池供货商茂迪，遂基于ISO严谨度、文件保全等重要动机，启动1项项目，希冀建构高度集中化的知识管理平台，以期导正过往各项积习。该公司信息总处计算机暨通讯部副理洪铭聪，正是推动此项项目执行的经理人，且看其秉持何等原则、依循何等步骤，让看似不轻松的任务得以如期达阵。
回顾茂迪此次有关知识管理(Knowledge Management,KM)系统的建置过程，历经长达7、8个月的费心评估，至2008年8月才告定案，紧接着以不到5个月的光景，便让新系统于2009年元月正式起跑，迄今已为公司挹注显著效益。面对这一隐含文件保全、ISO严谨性、乃至签核架构等多项需求，涉猎范围颇广、整合难度不低的信息项目，日后终能顺利修成正果，个中成功关键为何?
答案是务求先将目标、效益订得清楚，再由执行单位按部就班加以落实，显然就能赢在起跑点上。
各阶段目标订定愈细腻 愈利追踪项目进程
以茂迪的KM系统平台项目为例，当初由CEO办公室发想之际，其目标便堪称清楚，即是设法让现留存于各部门的纸本文件，都能被有效转化为电子表单，接着上传到1个集中保管机制，以利公司施行更严谨的控制；在清晰鲜明的目标下，负责执行的信息总处即可根据此一目标、拟妥施行细则，据此往前推动。
有关项目付诸实践的规划步骤，务求订定清楚而细腻，举凡每一时段预计完成哪些里程碑，而各里程碑之下，分别可对应到哪些工作事项之完成，都需要在项目起跑之初，进行详尽的评估与规划；也唯有将项目计划订得更详实、细腻，才便于项目管理者有迹可循，继而妥善追踪及管控每1项作业进程。
不可否认，计划往往都跟不上变化，在导入过程中，也曾因公司内部组织变动等事故，从而带来几番变量，而在这变量之中，最令项目团队备感棘手之处，是有时面临成本增加的需求，此时，增列预算或将部分项目进程挪后实施，均是足以化解变量的可行之计，有赖执行单位根据相关利弊得失，拟具完备而详尽的规画案，再呈请主管裁示处理，一旦主管确认后，接着根据这一结论，继续朝下一阶段推进。
附带一提，遭逢诸如前述所提之增列成本变量，究竟该由哪一层级主管拍板定案？比较好的做法是，按成本金额多寡，再依核决权限，请示最合宜的主管阶层；相关步骤，其实相当重要，项目经理人切忌闷不吭声、亦不宜擅作主张，否则到头来，万一老板抛出「为何造成项目进度延宕？」，又或者「为何花费这笔金钱？」等质疑，想必都非项目团队所乐见之事。
说到这里，必须再三强调，能否获致主管的确认与支持，对项目执行成效之高低，着实息息相关；有关这部分，茂迪内部所推动的各项项目，在其展开之前，项目经理人都得先拟具企画书，并将相关内容呈报主管，一经主管裁示进行，这才落实执行，因此，后续各项执行成果，皆奠基于主管同意之上，如此不仅俾使项目能够顺利推展，当系统上线后，也更易发挥一如预期的综效。
妥善运用内外部人力资源 强化项目推展之后盾
在启动KM项目之初，信息总处本有意基于撙节若干费用等理由，跳过SI(注：此案签约厂商为敦阳科技)、直接拾询原厂，惟尔后并未做此决定，主要考虑在于茂迪地处台南，信息用量既深且细，亟需与服务厂商保持密切互动，而原厂华苓位于新竹，难免存在舟车往返之不便，故最终择定将系统导入之重责大任，就近托付予敦阳旗下的第2 (南部)事业群。
而茂迪赋予敦阳的2大使命，一是「教育训练」、再者是「顾问辅导」。有关前项使命，旨在协助茂迪养成基本开发能力，至于后项，则是藉由挹注顾问辅导等服务能量，以满足茂迪之于参数调整、系统客制化等各方面的需求；尤其此次KM平台涉及文管系统的导入，环顾项目规模，可谓兹事体大，单凭原本软件包之样貌，决计难以迎合所有需求，如此一来，即需与服务厂商多花时间讨论，而顾问辅导服务的价值，也将由此展现。
在后续的互动交流过程中，敦阳基于其所累积的经验，也适时将一些罕见的问题或心得，反应给茂迪信息总处，连带促动良性回馈效应，使信息总处确信，当时所做的决定并无错误，且透过敦阳就近提供奥援，也不啻是在原厂之外，多了1个可供咨询的对象。
但信息总处深知，有关日后系统维运，不可能事事都向外部厂商求援，甚至无法事事都仅倚赖IT部门处理，考虑及此，茂迪KM Office遂做出1个堪称睿智的决定，即是号召各部门窗口，组成1批种子部队，从旁协助项目进行；在这段过程中，为满足系统实际应用面的需求，种子人员负责汇集所属部门的意见反应，作为相关会议场合中的沟通或反应依据，而经大会基于功能测试所需、下达模块分派决议后，种子人员亦负责将根据该部门所分配的模块，知会部门同仁进行测试。
由于文管系统应用范畴，横跨公司内部所有部门，亟需仰赖各属性的同仁配合落实，与其一味凭着IT人员四处请托，倒不如藉由这批种子人员居间发挥集合号召的力量，其成效肯定事倍功半；再者，由于种子人员亲身参与项目执行历程，某种程度上，早已内化成一个个有力的「桩脚」，在日后发挥第一线服务的机能，亦可有效纾解IT人员「鞭长莫及」、「疲于奔命」之叹；整体而言，此项制度的设计，堪称茂迪赖以推展重要信息项目的妙招。
