群联电子
群联电子有感于传统纸本签核模式，不仅效率不彰，且难以有效管控，故群联遂决定援引企业流程管理(BPM)、文件管理系统等助力，以期扭转此一现象，希冀造就无纸化新局，且一并确立窗体标准格式、落实文件集中保管机制，继而促成营运效率之起飞。
2000年11月成军的群联电子，系以闪存储存装置控制芯片及外围系统产品之研发设计、制造及销售为主业；尽管是相当年轻的公司，但在短短时间内，却孕育出多项创新专利，并在推出全球第1个快闪随身碟控制芯片(自有品牌产品为PenDrive)之利基产品后，将企业知名度、营运绩效一举推向高峰，甚至一度跻身股王。
这家尚不足10岁的年轻企业，尽管犹如初生之犊，但闯荡江湖的实力却令人侧目，挟着多项创新专利，辅以One Stop Shopping解决方案等利基，使其成立迄今才不过8年余，即有多达5个年度之每股盈余(EPS)超过10元，种种傲人成就，也让其前任总经理潘健成(注：目前担任董事长)，以1974年出生的少壮姿态，得以顺势攻克诸多「超龄」挑战，成为史上最年轻的股王总经理。
年轻且饶富冲劲的群联，尽管诸如企业资源规划(Enterprise Resource Planning；ERP)系统等e化地基，皆于2003年后(注：当年导入上线鼎新Workflow ERP)陆续建构完成，年代不甚久远，故相对其他公司而言，「历史包袱」其实不重，然基于营销管理、产品研发、逆向物流(Return Materiel Authorization；RMA)处理，乃至各项日常事务等种种需求，仍繁衍出为数众多的作业流程，而以往这些流程皆透过纸本传签，难免滋生文件积压、甚或窗体不落不明等现象，执行效率亟待提升，且难以有效追踪管理，为改善这些现象，该公司遂决定导入BPM解决方案。
即便论及订餐流程 都可彰显BPM应用价值
群联行政管理处信息部经理李国华表示，之所以决定部署企业流程管理(Business Process Management；BPM)，主要动机便在于建构电子签核流程，期望借助Web-based无远弗届效应，以提升作业效率；否则就传统作业型态而论，尽管有代理人制度作为辅助，按理说，即便高阶主管出差多时，亦不致出现压件状态，但由于若干关键事项，仍适合由高阶主管定夺，故代理人通常谨守分际、不会擅作决定，遂使得压件现象无从有效纾缓，致令部分流程为之阻塞。
一经确认BPM采购规画后，信息部随即评估产品，至于个中考虑重点，除端视产品价格高低、成功案例多寡外，亦期望相关产品奠基于诸如Java等跨平台流通语言，俾使能摆脱作业平台的束缚，保有最大弹性，而产品是否内建入口网站(Portal)，亦是另一大关键；几经考虑，决定选用华苓科技所提供的Agentflow企业流程管理平台，而日亦后延续此一流程引擎基础，再导入华苓Docpedia文件管理系统。与此同时，信息部也指派1位人员，专责设计与开发流程。
令人惊艳的是，虽然仅由极少人力专司流程设计，但开发效率却相当高，以迄今不到5年的时间，竟已孕育90支以上流程，且由于员工使用经验愉快、各部门需求不断浮现，致使该名开发人员的工作排程，已一路满载到年底；至于现今BPM应用范围，除了涵盖工程变更(EC)、ISO文件管理、RMA等主要项目外，在于行政方面的流程项目，更可谓琳琅满目，不管是请假、会议室预约，甚至是看似不起眼、但使用人数最多的订餐，种种流程，皆藉由Agentflow平台自动运行。
以订餐流程为例，回顾过往，系先由员工以纸本登记后，再由相关事务人员费心统计，整段流程可谓耗时费工，如今藉由BPM辅助，则有意订餐的员工(注：最多可订定1周餐点)，每逢周一上午10:20前，便能自行透过系统加以订购，而此后也无须倚赖人工统计，相关作业人员就能轻松汇整所有订餐结果、对外发出采购需求，且可一并将结果转交财会部门，便于从薪资扣抵餐费，整个流程一气呵成，光是这部分，即可让同仁充分领略BPM应用价值。
然因周一上午涌入过多订餐者，经常濒临系统所默认120人之「同时上线使用者(Concurrent User)」上限，故为避免影响其他工作流程，信息部配合设计「满5分钟即自动注销」的功能，确保系统资源能有效用于刀口之上。
底定标准作业程序 并将触角伸向ERP串签
归纳BPM应用效益，李国华指出，除了实现无纸化目标外，亦藉此建立文件集中保管平台，裨益文件需求者无须四处搜寻，即可在极高效率下进行调阅，另也方便主管随时批审窗体，让签核流程的时间成本得以骤降；此外尚有一大好处，便是就此确立了窗体格式与作业方式的标准化。
有关标准化部分，李国华进一步解释，以样品申请流程为例，由于涉及众多品项，而各样品均有不同参数数据需求，故无法藉由纸本窗体呈现具体分类，在缺乏标准规范下，业务员在申请任何样品时，便无从精准掌握任一样品所须搭配填写的文件或数据，导致经常挂万漏一，从而因数据不全而遭退件，连带使窗体数度往返，耗费可观作业时间。
而在窗体电子化后，则意欲定义标准格式，就不再是困难之事；至于具体做法是，先针对众多样品予以适当分类，而同属一类的品项，都有相同的数据输入需求，相关需求清清楚楚、一目了然，裨益业务员知所遵循，且配合电子化防呆机制的辅助，亦有效因漏填而遭退回之发生机率；所以此后业务员只须在窗体上勾选样本组合，然后将数据填妥，便能顺利启动申请流程，不再因冗长的窗体旅行历程而备感困扰，一来一往之间，效率改善幅度可谓甚大，继而掌握时效、快速出击，挟着最丰沛的能量来争取商机。
综观现今群联BPM应用触角，其实尚未触及ERP串签环节，展望下一步，即是朝向这个方向前进，期望尔后一经ERP开立单据(譬如请采购)后，即能自动触发签核流程，且使得相关数据得以衔接到BPM平台，待窗体签核完毕，最终再将结果Update回ERP系统；对此李国华表示，在可以预见的未来，若非仍须采用纸本传签的特殊需求，其余所有流程，通通都将建构于Agentflow平台。
在BPM及文管系统导入过程中，是否曾遭逢若干挑战？李国华则回答，只要用户将流程定义清楚，再佐以教育训练的技转过程，基本上都无太大问题，且使用到一定程度后，便不难感受其个中效益，因此并无太大挑战，但他认为「如何将流程定义清楚」是1门重要课题，否则一旦定义不清，日后就得反复改版，故为了避免徒增困扰，则开发人员有必要就以往流程设计经验多加分享，继而做出提醒，帮助使用单位回头检视有否疏漏之处，据此让流程定义更趋完整清晰。
值得一提的，群联已于2009年初针对Agentflow予以升级，从原本2.3版进阶至3.0版，期望促使BPM更加强韧；依流程开发而论，Agentflow 3.0将原本流程设计、电子表单设计与组织设计等3项工具，整合于单一开发环境，俾使用户无须再为同一流程繁复切换设计接口，此外不论在于流程检测的方便性、流程图icon更换的弹性、组织设计接口的亲和性，乃至入口网站的版面配置弹性等部分，新版平台都出现显著进化，凡此种种，皆可谓促使其决定升级的动机所在。
然毕竟流程设计开发环境出现转变，期初难免需要若干磨合适应阶段，为了确保流程设计无误，因此群联开发人员在面临一些疑难杂症时，便会撷取片段程序代码、抑或执行过程的记录文件，将之转交华苓客服中心，藉以厘清这般设计方式是否可行；在充分运用原厂后援能量的前提下，也让群联得以顺利推动BPM系统升级计划。
