松翰科技
松翰科技于1996年7月成立于新竹县竹北市，随即于1997年初推出第一颗语音控制器产品，自那时起，松翰科技就以坚强的研发实力成为语音、音乐控制器的领导者，为多方面应用的教育性电子玩具注入新的生命。目前员工数约500人，2009年被Money评选为连续10年Top 50赚钱的企业，且2010年被Global View评选为Top 50表现优异的企业。松翰凭借着坚强的研发实力，不断提升核心技术的层次，扩充产品线，已跃居消费性芯片领域的佼佼者。
松翰科技是典型的IC Design House，首重研发能力，本身没有工厂，从未封装前的芯片测试到封装，全数工单都是委外进行，需与下游代工厂进行紧密的制造配合与数据交换，所以在IT面的话，就必须下很多功夫，让研发流程保持顺畅，并保持文件的机密性。
研发是松翰的重心，研发项目文件则是产品开发的源头，身为IC产业一员的松翰自然不敢轻忽这块企业核心领域，研发单位透过项目文件，向各部门沟通为什么要做产品的开发? 以及中间涵盖的细节又是那些? 松翰设计服务部的陈瀛姬资深经理提到，松翰当初会导入文管系统，主要也是研发项目文件方面的需求。
解决研发项目文件的管理隐忧
事实上，松翰在处理研发项目文件的签核时存在着三大隐忧：
(1)难以掌控纸本传签的进度：研发文件牵涉的层级范围广，一份研发文件参与签核人数常常多达20人，松翰原本采用纸本传签的方式审阅研发文件，但却难以知道目前签到谁，主管无法进行精确的进度追踪。
(2) 文件外泄的威胁: 研发文件的签核历程相当冗长，往往需要花费15个以上的工作天。在这么长的签核过程中，这些文件又属机密文件，要做安全上的控管十分困难，难保商业机密不会因此外泄。
(3) 版本控管不易:由于文件在审阅协调过程中，文件改版是常有的事，但如何进行文件进版? 如何让签核者都能拿到正确的文件? 这些都是传统纸本作业的难题。
因此在品管部的提议下，松翰IT部门便开始寻找适合的文管软件，前后花了三个月的时间进行产品评估与实绩测试，除了价格考虑及后续服务能力之外，并希望未来购入的产品要能符合研发项目作业的需求，品管部也提出希望可以自行管理系统，所以技术门坎不能太高。另外，厂商是否具备IC设计产业的导入经验，也纳入评估重点。综合以上考虑，最后选定了Docpedia文件管理系统。
清楚勾勒导入目标
松翰原本即是Agentflow的老客户，于2012年3月开始导入Docpedia文管系统，并于7月上线，能够在3个多月被顺利上线的原因，除了Docpedia有弹性的文件索引卡及权限机制等优点外，不得不提松翰IT部门的项目控管能力。
陈经理表示，当你想买一套软件的时候，要用不同的思维去看待不同的软件，建议试着去善用软件的优点。如同Docpedia一定会有强项跟弱项，就我们IT的角度，就尽可能善用他的优点，导入过程花的力气也会比较少。若是一直拘泥在较难改善的弱点，等于是浪费之前建立的心血，且老板都希望花较少的预算，但预算限制下，能要做到甚么样的功能，IT部门心里要有所取舍。
IT与品管部在导入之前就已约定好初步目标，就是研发项目文件要能先上线。陈经理提到，通常我们上新系统时都会有个毛病，就是尽可能多塞一点新流程、多塞一点新作业方式进去，让整个上线内容丰富点，但过多的流程容易让整个项目变得难以控制，所以必须先考虑清楚哪些要上线。所以松翰首先将研发项目文件上线，后来，ISO文件及人事作业办法等较不复杂的流程，在IT可控制的范围内也陆续上线，尽量聚焦在先前设定好的目标。
善用既有功能，培养种子部门
陈经理提到，你要知道你要导入甚么东西，尽量focus在要导入的部分，尽量不改程序，善用既有的功能来做，这样比较成功。例如IC产业有独特的文件索引字段，Docpedia提供的100组弹性字段已足敷使用，不需再去客制新规格，不多花心思去改系统，争取上线时效。否则以后每种文管流程的字段需求不同，都要做修改，这样会改不完。另外，陈经理也建议善用Docpedia的查询功能，虽然Docpedia有很多查询方式，但最好用的就是它的文件类别跟文件名查询，东西要简单，User才容易上手。松翰都是以最简单的方式进行。
松翰除了专注在重点功能的达成，并定期跟华苓顾问师开会外，妥善以”会前会”、”会后会”来追踪讨论工作进度。因为人员手边不是只有文管导入这项工作而已，利用”会前会”在开会之前来复习一下进度；”会后会”则是用来归纳重点，并讨论哪些东西需要处理的? 如何分工? 以便让整个方向更聚焦。
松翰熟稔顾问辅导只是暂时的，后续还是要靠自己的道理。品管部跟IT联合对内部做教育训练，并以先以小单位测试系统。陈经理清楚知道，一般员工面对新的文管系统，最容易对于多一道建立文件索引卡的动作，以及拿个档案还要经过一堆程序这两件事起反感，接着就对新系统产生抗拒心态。陈经理建议，可以去找跟你关系较好的单位作为种子部门，帮你把整个文管流程跑一遍，看看哪边操作不顺或是会有反弹声浪，解决掉问题并想好说词之后，再推广到其他部门。这样的话，成功上线的机率会较高，避免贸然上线后，发生全面抵制的情况。
透过万用流程凸显知识工作者的价值
陈经理不断提到，松翰品管部是个勤奋的单位，由于不同产品线，中间的研发项目关卡的排列组合式不同的，品管部就希望自己来做文管权限调配，自己来做文管流程的设计。虽然Docpedia的文管流程设定不若Agentflow灵活，但Docpedia有个相当好用的 [万用流程功能]，也就是用堆积木的方式来建立文件的审核关卡，完全不用写程序，适合没有技术底子的品管部。有了这样方便的流程设计模式，品管部就能自己来组合需要的文管流程，而且非常乐于去做。而陈经理也乐于看到这样的结果，除了降低IT人员的负担，品管人员的思维价值也更直接地传达到文管流程里。
多预留点时间在数据整理
松翰原本以为把Docpedia文管系统的基本设定做好就能上线，但后来发现其实不然，整理文件很花时间。首先，在把所有文件放上Docpedia之前，文件树、文件类别都要花比较多时间来确认。其次，Docpedia毕竟只是个管理工具，上线文件的正确性还是需要人来掌控，若不事先把上线文件做整理，即使用正确的软件去管理错误的数据，也只会得到Garbage in、Garbage out的结果，所以陈经理建议未来要导入Docpedia的朋友，一定要在数据整理上，多预留点时间，以免上线时程不如预期。就以松翰来说，初步上线的文件不多，但也花掉将近一个月的时间，通通整理成Excel档，再用批处理程序将档案转档进去。
目标明确，工具为辅，成果自然到位
回顾松翰运用Docpedia于研发项目文件管理的过程，一方面，我们不难看出实施电子化文件管理的好处，文件审核时间已由3周大幅缩短为3天，文件审查的过程中，不用花费人力去盯催，主管也能在在线实时知道审查进度；纸本费用跟打印文件所花时间也同步降至最低，不需透过人工或邮件传档，自然也就减少了数据外泄的机会，文件保全就直接由Docpedia负责，权限与规范清清楚楚，文件版号也详实记录，不怕拿错档案，改版作业及文件审查归属不再有模糊地带，这些都是透过电子化文件管理所带来的效率改善。另一方面，Docpedia能协助松翰发挥预期作用，主要还是要归功于陈经理坚持的系统导入思维，善用既有功能，目标明确，花时间做数据整理。如此一来，由正确的项目规划引领，工具为辅，导入成果自然而然就会到。
