- 落实ISO文件制修废流程。
- 提供质量稽核的数据佐证。
- 安全的文档分享，加速内外部沟通。
- 纪录监控员工存取文件的轨迹。
- 依照公司制度与层级控档文件。
- 在资安前提下，集中管理知识资产。
- 建构企业知识库，实施标准化作业。
- 加快文件检索，提升工作效率。
Docpedia最可靠的文管系统
Docpedia兼顾DCC人员、信息部门、一般员工及企业经营者的需求，将企业文件管理面临的难题一一破解。文件数量的只会越来越多，即早导入Docpedia才是长远之计。
50+
管理工具与报表简化作业
超过50种管理及报表工具，自动管理、快速调整。减少管理所需投入的人力及时间成本；并简化文件调阅工作、提升数据的即时与正确性。
9类
完整生命周期管理
草稿、审核中、待发布、已发布、锁定、签出修定中、过期、作废、删除等九类文件状态，且于不同文件状态下明确规范其可操作行为。
7层
文件权限设定
可依文件夹、文件、文件附档等多层次权限管控，使用者依人员、职务、部门、群组不同，区分阅读或管理权限。
5重
文件加密安控机制
文件遮蔽、限定在线阅读、强制版权宣告、PDF防护及24小时监控报表等五重防线，降低文件外泄因子。
∞
无限扩充分点应用
由中央控管，针对各地分点、供应商、或客户设立独立文管入口，便于提供数据且确保内部相关文件数据不被阅览盗取。
100000+
巨量运作性能
能支撑超过十万份以上文件，六千个文件夹或以上之大量文件处理，且在运作时仍保有顺畅且快速的处理性能。
Docpedia解决企业的文管难题
文件越来越难找。
纸本档归档占地方，容易遗失掉页。人工填写携出纪录，数据不齐难追查。电脑文件夹太分散，查询不易。
常拿到旧版文件。
无法即时得知文件改版信息。档版本标示不明。我改你也改，容易造成版本互压。
档审批速度差。
纸本签太久，审批进度难追踪，意见收集慢。要打印的附件过多，减缓作业速度。人工稽催效率差，不好意思当面追件。
文件有外泄疑虑。
电脑活页夹权限设定阳春，文件易携出。如何进行日常监控，防患于未燃？几万份文件难套用安规，人员异动怎么办？
文件调阅太费力。
大量纸本档归档与调阅不易。人工跑纸本调阅，调阅时间冗长。文管工具缺乏弹性，组织与权限设定不符合实际需求。
ISO关联文件难管理。
四阶档制修废靠人工处理，易出错。DCC须IT协助设定权限，缺乏时效性。面对厂稽，作业纪录举证不易。
新版ISO要求多。
ISO 9001:2015增加知识管理的要求。ISO 13485:2016增加软件确校、档保存期限的要求。知识管理要如何实施？该如何管理软件确效技术文件？各类稽核、管理记录如何妥善保存？
文件纪录难追踪。
轻松管理档存取权限，监管和报告档使用方式，实现档生命周期管理自动化。文件生命周期权限控管过于简单，无法精确管理。修改历程无纪录，不知谁改了文件。DCC需整理报表给主管。
企业知识正在流失。
行动化，减少文件运用次数。知识多半存于人脑，无法聚形留存传承，造成技术断层。纸本保存不易，环境伤害、人员离异造成档遗失。
企业文档管理
弹性群组编管
Docpedia『群组机制』可依个人、职务或部门，预设不同签核群组，设好的群组则可供各档类别、文件夹、签核规则重覆组合应用；遇人员异动也仅须修改群组无须更动流程，灵活又易维护
生命周期监测
企业可落实每份文件的制定、改版、作废、管理、分发、浏览、调阅等文件周期管理，设定每份文件有效期限与过期通知规则，自动通知作者及DCC进行改版或作废，确保文件内容有效性。
履历索引纪要
Docpedia提供索引卡可说是档专属身份履历，显示档基本内容、所有改版和签核纪录外，也纪录档订阅、点击及下载等使用状况；依照不同类型档，企业可依自行定义、扩充数据字段。
PDF封面图章
依照不同档类型，套用不同的档封面，封面内容来源为索引卡中的数据，可依需求弹性调动，文件主题、版号、签核历程等重要稽核信息一目了然，协助主管快速了解改版用意，加速决策。
成批汇入导出
依照不同档类型，套用不同的档封面，封面内容来源为索引卡中的数据，可依需求弹性调动，文件主题、版号、签核历程等重要稽核信息一目了然，协助主管快速了解改版用意，加速决策。
多元搜寻检索
Docpedia提供全文检索功能，除择定选项输入对应单一关键字外，也可以不限选项条件的使用复合关键字、组合关键字等不同的指令来让搜寻结果更精准，还能导出成报表。
纸本领还控管
透过分发记录查询工具阅览纸本持有状况，并结合分发流程申请档，将在线数位档申领，取出纸本文件，而文件持有人亦可在此进行登记、调阅、回收、遗失或其它状态及注记。
跨应用文件整合
Docpedia提API界面，可快速与流程、合约、项目、ECN、ERP、ECN等系统进行应用整合，各系统、AP文档皆集中归档至此，让Docpedia成为企业唯一的文档知识库。
百变签核应用
拖拉式流程关卡设计
不限定节点数、不强制顺序，简单拖拉便可轻松设定或变更关卡顺序，当流程关卡变动时也不无须重建流程，只需针对各节点前后移动或删除即可，搭配图形化流程关卡检视更加直觉易用。
多变文档审核
提供会签、串签、审核签、循序签、动态加会签、代理人等多样签核机制，允许企业依据档类别、密等设定启动不同流程组合进行档审核。
弹性群组编管
Docpedia『群组机制』，可依个人、职务或部门，预设不同签核群组，设好的群组则可供各类别签核规则重覆组合应用；遇人员异动也仅须修改群组无须更动流程，灵活又易维护。
批次增修订
高阶文件（一二三阶文件）和多四阶表单，无论是批次新增、改版，局部改版、废止甚至同步废纸等，皆可于一次性签核流程中进行审核，便于DCC快速处理，避免各阶层版不一以致影响作业质量。
追踪与稽催
提供即时签核进度追踪以及多频率稽催』服务。随时检视目前流程签核状态，依据不同速别的审核限定流程完成时限及逾时稽催频率，还可设定稽催通知同步该签核关卡人员的主管及特定人员，加速完成时效。
文件资安保全
文件遮蔽
依照不同人员职务或是不同文件夹，设定文件阅读、发布、管理权限，达到初步文件防护，降低闲杂人员取用重要文件的风险。
限定在线阅读，杜绝文件不当下载携出
Docpedia允许在特定网域内，只能够在线上进行阅读，以避免文件被重制。
强制版权宣告
Docpedia强化档水印，针对档类别、审核阶段套用不同水印，并可动态加入下载人员、时间、IP等信息，自行决定显示位置，提高识别度。
强化PDF防护
Docpedia整合PDF SecuVue、TrustView，提供更灵活、安全的加密机制，包含离线、联机阅读、阅读时间、密码控管、IP、MAC address以及身份验证等控管。
文件截图掩码
对安装到个人电脑上的软件做截图管制，由企业自行设定黑名单，避免只允许在公司内部检视的文件被截图外流出去，阻挡人为不当行为所造成的档外流。
24H监控报表
Docpedia的文管守门员功能，可依部门或员工设定可阅读、下载的文件密等、次数等条件，一旦超过警戒值，系统便自动寄送报表给主管，进一步追查员工是否有不合理的存取行为，达到吓阻作用。
ISO 文件管理
ISO组合自由配，要怎么管都行
企业可自行依条款、厂区、型态、类别、阶层、部门等定义各自ISO管理种类与档分组方式，适用各产业各项ISO认证及多样企业组织管理办法。
ISO关联文件
分为一般关联和ISO关联索。索引卡内显示除各阶档相关联的档列表外，另提供被关联的档列表，完整显示档的整体关联状态。
文件整批签核
高阶文件（一二三阶文件）和多四阶表单，无论是批次新增、改版，局部改版、废止甚至同步废纸等，皆可于一次性签核流程中进行审核，便于DCC快速处理，避免各阶层版不一以致影响作业质量。
知识传承管理
知识生命周期管理
透过文件的建立、审核、发行、阅览、变更改版、废止以及知识问答、分类、最佳答案、积分评价、引用等，协助企业确实将研发技术、生产管理、作业标准等知识文件进行留存与传承，且掌控记录产出、使用、维护等过程整体运动过程。
知识档共享
以标准档或从知识库问答交流而产生的企业知识，都可于归档于Docpedia，正式出版为各作业程序书或技术研发档等于内部进行训练和信息共享，亦可开放给外部伙伴、上下游厂商等单位，在组织、数据和文件上进行权限控管，让单位人员仅能阅览管理者开放式对应文件，同步做到知识共享及知识保全。
Docpedia 产业应用
制造业
结合数位制令，确保生产质量
金融保险业
打造精准法金合约文件应用
精密机械
落实质量策略实现知识传承
生技业
辅助生技产业QMS系统实现
