人力资源管理扮演着至关重要的角色，从招聘、培训、薪资发放到绩效评估，涵盖了员工生命周期的各阶段。繁琐的人资作业往往浪费了大量时间成本，其中请假与出差申请案件的处理最多。由于关乎个人权益，员工对于假勤管理的数字化需求度高。所以在企业无纸化的过程中，约有8成企业选择假勤管理，作为首批转换项目。
假勤管理的挑战
员工的请假需求涵盖了多种假别，严谨的请假申请需要经过代理人确认、主管签核以及人力资源部门的最终审核。若走纸本或是email申请，层层递交之后陷入了冗长等待；或者需反复询问相关人员，造成困扰。更甚者，主管未能掌握出缺勤状况，影响到生产调度。出差管理同样复杂，再加上人工计算旅费时出现错误。
每个组织根据其规模、地理位置、文化和营运需求，都有其独特的出勤规范和休假政策。有些公司可能采用标准的朝九晚五工作时间，而其他公司可能提供弹性的工作时间。同样，休假政策可以从固定年假到无限休假政策，每种政策都有限制条件和SOP。
为数十到数千名员工管理这些政策需要细致的追踪、实时更新和有效的异常处理。此外，混合工作模式的出现，即员工在家和办公室之间工作，也为考勤追踪增加了另一层复杂性。
高频率的申请作业不仅耗费大量时间，还可能因流程不透明或处理延迟而影响员工满意度与工作效率。
Agentflow提升假勤管理效率与透明度
在企业的假勤管理中，「Agentflow企业流程管理系统」被广泛应用于请假申请、出差申请、出差旅费的签核。在线填单、批单、查询、结算，解决了纸本作业的不便。
请假申请
当员工需要请假时，只需登入电子签核系统填写请假单，Agentflow会自动带入HR系统中的特休时数、轮班班表及行事历等信息。提交后，请假单会依序传送至直属主管、部门经理等人进行电子签核。主管可透过系统实时查看请假原因、日期及员工的可用休假时数，快速做出批准或退回的决定。整个流程无需纸本作业，且能实时追踪签核进度。
出差申请
员工在填写出差申请时，Agentflow会自动带入ERP系统中的客户数据，让员工选择拜访对象，并填写出差目的、日期及预算等信息。提交后，申请单会依序传送至相关主管进行电子签核。主管可透过系统查看出差任务的详细信息，并根据预算与业务需求进行审核。签核完成后，系统会自动通知员工，并将出差任务同步至行事历。
出差旅费申请
出差结束后，员工可透过Agentflow提交旅费申请，并上传相关发票或收据。系统会自动带出差旅预算与费用明细，并根据企业的报销政策进行初步审核。提交后，申请单会传送至财务部门进行电子签核。财务人员可透过系统快速核对费用明细，并完成报销流程。整个过程无需纸本文件，且能实时追踪报销进度。
超智动化，让假勤作业从日常庶务转变为智慧协同
透过超智动化（Hyper Automation），企业可进一步提升假勤管理的智慧化与高效化。假勤管理涉及HR、薪资、考勤等多个系统，数据需人工核对，容易出错。超自动化透过RPA可自动同步数据，确保信息实时更新，减少人工负担与错误率。
同时，AI能实时侦测异常考勤行为，例如频繁于特定时间请假，并自动启动审查流程。透过对话式AI与企业实时通讯工具（EIM），员工可直接查询假期、申请请假，主管亦可实时批准。
华苓科技以「Agentflow企业流程管理平台」为基础，加入「Lale EIM 企业实时通讯软件」、「AutoMan RPA工具」、「Docpedia文件管理系统」，让假勤管理迈入超智动化，透过AI、RPA、数据整合与通讯软件，使假勤管理从被动管理转变为智慧协同，实现高效、透明的假勤管理模式。
「AutoMan」取代手动写程序，执行假勤系统整合
数据中台系统（Data Middleware）泛指「用于整合企业信息系统的平台」，以通用数据库SQL语法实现跨系统的标准化。它就像一座桥梁，将来自ERP、CRM、BPM、HR等不同系统的「后台」数据整合后，推送为可被「前台」用户读取的信息，例如：ERP与CRM之间的订单状态、BPM与HR之间的排表信息。
华苓将过去由程序代码及API组成的数据中台能力，包装在「AutoMan」里面。「AutoMan」摇身为扮演数据中台角色的「AI Agent」，赋能系统整合，具有低代码（Low-Code）架构、函式库、可视化GUI接口、AI学习能力，布署在系统之间、系统与智能对象之间，确保了数据流通性，解决数据分散与僵化。
「AutoMan」加速实现数据的流通性：
- 获取员工的出差和请假记录，以便进行薪资计算和资源分配。
- 将假勤数据与员工档案链接，以确保准确的出勤率和假期管理。
- 出差时需要更新客户会议和联络信息，以便于业务跟进。
- 利用IoT设备（如考勤机）自动记录员工出勤状态，并推送至假勤系统。
- 分析请假和出差数据，以预测未来的请假趋势和资源需求。
改由「Lale EIM 机器人」担任HR咨询窗口
在超智动化的架构下，营运数据及窗体签核历程保存在「Agentflow 企业流程管理系统」中；所有请假与出差规章则存放于「Docpedia 文件管理系统」，并进行版号控管。「Lale EIM 企业实时通讯软件」作为内部服务入口，透过对话方式为员工提供服务。
在「Lale EIM」聊天室中，「Lale EIM 智库秘书」作为问答型的AI Agent，利用Docpedia控管的文件作为语料来源，专注于知识查询；而「Lale EIM 办公秘书」则是使唤型的AI Agent，负责工作提醒、代为跑腿，或呼叫「AutoMan」执行跨系统的整合任务。
透过大语言模型（LLM）的训练，这些「Lale EIM 机器人」能有效探勘流程及文件内容，迅速满足员工需求。员工不再需要进入系统查询假勤管理办法或询问HR窗口，只需向「Lale EIM 机器人」求助，这大幅减少了响应等待时间，降低了新人培训成本，并提升了工作满意度。
员工可以在「Lale EIM」聊天室中做这些假勤管理：
- 查询请假或出差政策，无需麻烦HR人员。
- 获得剩余休假天数及请假进度，提升透明度和便利性。
- 透过对话机器人直接提交请假申请，并实时获得确认或拒绝的回复。
- 申请出差并查询相关安排、报告进度等讯息。
- 接收请假或出差相关通知，例如申请状态更新或政策变更。
省掉人工汇整，「AutoMan」定期推送报表给主管
传统的报表汇整方式通常依赖人工操作，这不仅耗时耗力，还容易导致错误，进而影响报表的准确性。例如，数据输入错误或计算失误可能导致错误的结论。此外，依赖电子邮件或手动方式通知主管，可能造成讯息延迟，影响决策的及时性。
因此，采用「AutoMan」进行假勤报表的自动生成与推送，并将「Lale EIM聊天室」作为报表的推送平台，无疑是更高效的解决方案。使用「AutoMan」能显著节省考勤处理时间，并消除人工数据输入的错误。同时，透过实时通讯的方式，主管能在第一时间内收到最新数据，提升反应速度。此外，所有报表和相关讨论集中在一个平台上，方便主管查询和回顾历史数据，增强团队之间的互动与合作。
「AutoMan」针对员工、HR部门及主管进行假勤汇报：
- 定期向员工推送报表，例如每月的出勤统计表及请假申请结果。
- 生成全公司的假勤分析报告，为高阶主管提供数据支持。
- 自动生成出勤报告、缺勤率统计和加班分析。
- 提供关键绩效指标（KPI），协助HR进行绩效考核。
- 帮助管理层分析员工的请假趋势，以改善休假政策和流程。
察觉异常，「AutoMan」执行全天候假勤合规性检查
在人力资源管理中，透过设定条件进行自动检查，企业能有效降低不合规申请的风险，保护自身利益。「AutoMan」利用机器学习技术，针对管理层面临的内外部合规问题提供解决方案。这不仅提升了检查的准确性，还帮助管理层遵守公平劳动法和合同，并在纠纷发生时提供法律保障。
若企业购买「Comxper企业合规平台」，「AutoMan」将根据合规工具上载的标准，对假勤数据进行详细检查，自动比对数据，确保所有请假纪录均符合企业的合规要求。在处理各类假勤申请时，「AutoMan」能迅速判断合规性，执行灵活的系统检查，避免人工审核造成的延迟，缩短审批时间。
「AutoMan」对于假勤合规的防护效益：
- 自动比较缺勤报告与员工登入系统的时间段，若信息不符，系统会发出警报提醒。
- 数据交叉核对，实现数据与时间的交叉核对，确保数据的准确性。
- 自动识别所需附加文件，当请假申请需要附加文件或特殊审批时，系统会自动识别并转交给相关部门。例如，若病假需要医疗证明，系统会提醒员工上传证明文件，并通知人力资源部门进行审查。
- 减少人工审核延迟，根据合规平台的规范，自动判断假勤申请的合规性，执行系统检查以减少人工审核的延迟。
「AutoMan」辅助差旅费用计算，报销信息透明
在差旅费用报销过程中，通常会出现以下几种争议，而这些争议可以通过「AutoMan」来有效解决。常见的争议包括凭证不完整或错误、汇率变动、费用计算不准确以及报销流程缺乏透明度。
员工提交的报销凭证可能缺少必要的讯息或存在错误，导致会计部门无法核对。当员工在外地消费时，汇率的变动可能影响报销金额，造成争议。另外，人工计算旅费或交通费时，容易出现错误，导致报销金额不一致。员工对报销流程的了解不足，可能导致不必要的疑虑和不满。而重复请款的情况也可能因为记忆不清而发生，造成争议。
「AutoMan」对于差旅报销的辅助：
- 利用OCR技术，自动从发票/凭证中提取必要的讯息，确保数据的完整性和准确性，减少错误。
- 撷取实时或过往的外币汇率、油价、机票等价格数据，确保报销金额根据当时的汇率计算。
- 系统可以检查提交的请求，防止重复报销，减少不必要的争议。
- 自动计算里程及对应交通费，确保所有计算都是基于最新的数据，减少人工计算的错误。
- 提供清晰的报销流程和实时状态更新，让员工随时了解报销进度。
协助公司依劳动法规管理休假差勤，避免纠纷
在当前的企业环境中，数字化假勤作业引入对各类角色都带来了显著的效益。对于一般员工而言，超智动化系统提供了极大的便利性。员工可以在任何时间和地点提交请假、出差和旅费申请，而无需亲自到办公室进行面对面的处理。这种实时的反馈机制不仅减少了不必要的等待时间，还降低了因手动填写而导致的错误，提升了工作效率。
对于人力资源部门来说，超智动化系统的实施显著提高了工作效率。HR部门能够实时生成各类报表，这不仅便于数据分析，还能为管理层提供有力的决策支持。此外，系统的超智动化特性减少了纸张的使用和人力资源成本，从而降低了整体运营成本。
引入RPA技术后，这些效益更是得到了进一步提升。RPA能自动处理重复性高且繁琐的任务，像是自动读取考勤数据、计算出勤率等，进一步减少了人工干预的需求。这样不仅提高了准确性，还解放了HR人员，使其能专注于更具策略性的工作。 高阶主管则从系统中获得了快速审核请假和出差申请的能力。简化的流程使得主管能迅速做出决策，这对于提升整体工作效率至关重要。此外，系统提供的透明度让主管能够监控申请的进度和历史纪录，进一步增强了管理的有效性。员工对于简化的流程感到满意，这也有助于促进良好的工作氛围。
