企业日常运营中，请采购流程（包括请购、采购、验收、付款等阶段）是举足轻重的财务作业，影响企业与供货商之间的信任关系。
使用电子化请采购系统可以显著减少手动处理时产生的错误，同时提高整个流程的透明性，特别是在大规模采购的情境下，对于控制支出和增加竞争力极为重要。而采购流程的标准化有助于风险管理，降低供应链中断的风险，并确保合规性。
智能技术推陈出新，过去便利的自动化（Automation）提升为超智动化（HA, Hyper Automation），AI Agent、对话机器人、RPA被运用在请采购流程，自动执行业务指引及流程中重复的任务，代表着优化营运、节省时间和资源分配的强大转变。采购团队专注于策略性任务，最终提高供货商关系管理和整体绩效。
手动低效，请采购作业的常见问题
从采购到付款，是一个密集手动的过程，涉及众多部门和独立系统。采购团队常会遇到以下问题：
(1) 效率低下：靠人工手动填写和传递，整个流程耗时且繁琐。跨部门协作下延迟现象尤为明显。
(2) 数据错误与不一致：数量、规格或价格可能被误填，进而影响采购决策和后续流程。窗体文件可能有多个版本，导致数据不一致或重复申请。
(3) 沟通与协作困难：请购部门、采购部门和财务部门之间靠信件或口语往来，需求未被正确理解或执行，加上不同的记录方式，讯息无法实时同步。
(4) 验收标准不一：缺乏标准化的验收流程可能导致验收结果不一致，进而影响产品质量或服务水平。此外，手动处理付款流程可能因审核繁琐而延迟。
(5) 缺乏透明度与追踪能力：管理层难以有效监控案件状态和进度。手动整理数据生成报告不仅耗时，还容易出错，导致决策错误与资源浪费。
(6) 合规性与风险管理不足：运营风险是企业需要特别关注的问题。例如，未经授权的采购行为或付款错误可能引发法律问题。缺乏完整的记录和追踪机制，增加了审计的复杂性。
请采购超智动化实施对策与六大步骤
在当今快速变化的商业环境中，请采购自动化作业已成为提升效率和降低成本的关键。透过以下六大步骤，可以有效实现自动化作业，从而优化整体流程。
实施对策
首先，导入数字化流程签核，能够减少人为错误及作业延迟，确保流程的顺畅性。接着，整合文管系统则能保障请采购文件的安全存储及便于稽核。随后，部署实时通讯软件，提升信息接收的敏捷性，让相关人员能迅速反应。此外，利用AI对话机器人提供实时咨询，进一步提升服务质量。运用RPA工具来自动处理重复任务，能显著节省时间与人力资源。最后，整合AI Agent，实时提供违规预警与风险分析，确保采购过程的合规性与安全性。这些步骤的实施，将为企业带来更高效的采购管理体验。
步骤(1) 导入数字化流程签核，避免人为错误及作业延迟
流程系统提供标准化的请购单、采购单、验收单等窗体，确保所有部门使用一致的格式，减少错误与混淆。依照规划好的签核路径，自动将请购单从请购部门传递至采购部门、财务部门，并在每个节点触发相应的审核与处理，减少手动传递的延迟。实时显示请购单的处理状态（如已提交、已审核、已采购、已验收），让相关人员随时掌握进度。
由各单位呈送采购单，采购可依据采购类别合并成同一张采购单，采购完成后，可依同间厂商合并验收单，统一验收付款。例如：各单位都有采购文具用品的需求，可依照采购类别合并成同一间采购单及验收单，统一验收后办理付款流程。
步骤(2) 整合文管系统，安全存储请采购文件，充容应对稽核
文管系统的统一存储与分类，请购单、采购单、报价单、发票、验收报告等文件集中存储，并按类别、日期或项目分类，方便查找与管理。自动保存文件的不同版本，确保所有人使用最新版本，避免因版本混乱导致的错误。
根据年度稽核计划的实施，系统可以自动检查请采购流程是否符合 ISO 标准，例如是否经过适当审核、是否符合预算限制，并生成合规性报告。系统自动保存所有流程记录，包括窗体提交时间、审核人员、处理结果等，方便稽核人员查询与验证。
系统可以自动检查请采购流程中的文件是否齐全，例如是否有请购单、采购单、发票、验收报告，并生成完整性报告。系统可以根据稽核要求，快速提取相关文件与记录，例如某段时间内的所有请购单与采购单，减少稽核准备的时间。
步骤(3) 部署企业实时通讯软件，沟通无碍，敏捷接收请采购信息
企业实时通讯软件（Enterprise Instant Messaging，EIM）的实时沟通功能能够大幅缩短请购部门、采购部门和财务部门之间的沟通时间，减少传统邮件往返的延迟。透过建立项目群组，相关人员可以在同一平台上快速讨论请购需求、采购进度或验收问题，确保信息传递的实时性与准确性。此外，企业实时通讯软件的文件传送功能让请购单、采购单、报价单等文件能够实时传递，减少手动传递的错误与延迟，并可与云端储存服务整合，确保文件集中管理且版本一致。
其次，企业实时通讯软件能够增强流程的透明度。采购人员可以透过聊天室实时更新请购单的处理状态，例如已审核、已采购或已验收，让相关部门随时掌握进度。自动提醒功能则能确保审核人员及时签核请购单或财务人员处理付款，避免流程停滞。同时，企业实时通讯软件的历史记录保存功能让所有沟通记录和文件传递均有迹可循，方便后续查询或审计，进一步提升合规性与风险管理能力。
步骤(4) AI聊天机器人，辅助内训，提供请采购咨询服务
基于LLM（大型语言模型）的聊天机器人则专注于处理自然语言任务，提升沟通效率与数据处理能力。它能自动解析请购需求的文字描述，转化为结构化数据，方便系统处理。此外，聊天机器人可以作为内部培训机器人或智能客服，回答员工关于请采购流程的常见问题，如「如何填写请购单？」或「如何查询采购进度？」。
透过AI的协助，根据模板自动生成采购合约、验收报告等文件，并进行初步审核，以确保内容的准确性与合规性。聊天机器人还能自动与供货商进行邮件沟通，例如确认报价或追踪交货进度，从而提升沟通的效率与一致性。
步骤(5) 运用RPA工具，自动处理请采购作业中的重复任务
RPA（机器人流程自动化）可自动化处理重复性高且规则明确的任务，显著提升采购流程的效率与准确性。在请采购作业中，利用RPA从电子邮件或系统提取请购需求，并将数据输入至ERP或采购系统，从而减少手动输入的错误与时间。
为了提高采购决策的效率，RPA能够从多个供货商获取报价并进行比对，以选择最佳方案。在发票处理与付款方面，RPA自动验证发票与采购单的一致性，并启动付款流程，减轻财务部门的工作负担。对于状态追踪与通知，RPA可以自动追踪请购单的处理进度，并在关键节点（如审核完成、采购完成）发送通知，确保流程顺利进行。
步骤(6) 整合AI Agent，24H无间断违规稽查与风险分析
稽核机器人是AI Agent的应用之一。稽核机器人自动检查采购流程中的合规性与风险，确保符合企业规范与法规要求。透过自动化技术，系统能检查请购单、采购单及发票等文件的合规性，例如确认是否符合预算限制及是否经过适当审核。此外，系统具备侦测流程异常的能力，例如重复请购或超额采购，并能实时发出预警，以降低风险。根据历史数据进行风险评估，生成的报告将帮助企业优化采购策略与流程。
此外，AI稽核机器人还能根据历史数据，预测未来的风险趋势，帮助企业提前制定应对策略，进一步强化风险管理与合规性。AI稽核机器人与文件管理系统、流程管理系统的整合，更能提供实时风险分析与合规性报告。
华苓科技请采购超智动化方案
在现代企业中，请采购作业的自动化不仅能提升效率，还能降低人为错误与风险。华苓透过整合以下产品，为带来更周全的请采购作业：
- Agentflow企业流程管理系统：负责将请采购的签核流程数字化与自动化，确保流程顺畅与实时追踪。
- Docpedia文件管理系统：集中存储与管理请采购相关文件，确保文件安全、可追溯并强化内控机制。
- Lale EIM企业实时通讯软件：促进跨部门与供货商间的实时沟通与协作，提升信息透明度与效率。
- LLM EIM对话机器人：提供实时指引与自动化提醒，协助员工快速完成请采购相关操作与查询。
- AutoMan机器人流程自动化工具：处理请采购中的重复性任务（如数据输入、报表生成），提升效率与准确性。
- AI稽核机器人：自动分析请采购流程中的风险与异常，确保合规性并提供风险预警与改进建议。
请采购超智动化，带来供货商管理的优化价值
请采购自动化方案不仅能优化企业内部流程，更能为供货商管理带来显著的价值。透过整合Agentflow、Docpedia、Lale EIM、LLM对话机器人、RPA以及AI稽核机器人等系统，企业能够在供货商管理的各个环节中提升效率、降低风险，并强化合作关系。
1. 提升供货商选择与评估效率
- 自动化供货商数据管理：透过RPA机器人，企业能自动化更新供货商数据（如联络信息、产品报价、合约条款等），确保数据的实时性与准确性。
- 智能评估与筛选：AI稽核机器人可根据历史交易数据、供货商绩效指针（如交货准时率、质量合格率等），自动评估供货商的表现，并提供客观的评分与建议，协助企业快速选择合适的供货商。
- 风险预警：AI稽核机器人还能分析供货商的财务状况、市场声誉等，提前预警潜在风险（如供货商倒闭、合规问题等），帮助企业做出更安全的决策。
2. 强化供货商沟通与协作
- 实时沟通与信息共享：透过Lale EIM，企业能与供货商实时沟通，快速解决问题（如交期调整、质量异常等），并分享相关文件（如采购单、合约等），确保信息透明。
- 自动化通知与提醒：LLM对话机器人可自动发送通知给供货商（如订单确认、交货提醒等），减少人工操作，提升沟通效率。
- 跨部门协作：Lale EIM还能整合企业内部各部门（如采购、财务、仓储）与供货商的沟通，确保所有相关人员都能获取最新信息，避免信息落差。
3. 优化供货商合约与文件管理
- 合约自动化生成与管理：透过Docpedia，企业能集中存储所有供货商合约，并根据模板自动生成合约，减少人工操作。系统还能自动提醒合约到期日，确保续约或终止合约的时效性。
- 版本控制与稽核：Docpedia的版本控制功能，确保合约变更都有迹可循，并提供详细的存取记录，强化内控与合规性。
- 风险管理：AI稽核机器人能自动分析合约条款，检查是否存在不利于企业的条款（如罚则不明确、交货条件不合理等），并提供修改建议。
4. 提升供货商绩效管理
- 数据驱动的绩效分析：透过RPA与AI稽核机器人，企业能自动化收集供货商的绩效数据（如交货准时率、质量合格率、服务满意度等），并生成绩效报告，提供客观的评估依据。
- 持续改进建议：AI稽核机器人还能根据绩效数据，提供供货商改进建议（如提升交货速度、改善产品质量等），帮助供货商提升表现，从而强化合作关系。
- 奖惩机制：企业可根据绩效报告，制定奖惩机制（如优先采购、减少订单等），激励供货商持续提升服务质量。
5. 降低供货商管理风险
- 合规性检查：AI稽核机器人能自动检查供货商是否符合企业的合规要求（如环保标准、劳工政策等），并提供风险预警，确保供货商管理符合法规与企业政策。
- 供应链风险管理：透过AI稽核机器人，企业能分析供货商的供应链稳定性，提前预警潜在风险（如原材料短缺、物流延误等），并制定应对策略，确保供应链的稳定性。
- 历史数据分析：AI稽核机器人还能根据历史交易数据，分析供货商的风险趋势（如价格波动、交货延迟等），帮助企业提前制定应对方案。
透过请采购作业优化，为供货商管理带来的价值，不仅在于提升效率与降低风险，更在于强化企业与供货商的合作关系。透过自动化工具与智能技术，企业能更快速、更精准地选择与评估供货商，并透过实时沟通与绩效管理，持续优化供货商表现。此外，风险管理与合规性检查功能，确保供货商管理符合企业政策与法规要求，为企业创造更高的价值与竞争力。
