企业永续发展的高度重视，合规管理的要求也日益严格。企业面对众多政府要求、国际标准、社会及组织规范，在努力遵循法规的过程中会产生各式各样的文件，这些文件往往涉及各种规范要求，也决定企业最终是否能取得认证的关键。因此，企业如何运用Docpedia文件管理系统有序管理文件，成为合规事半功倍的秘诀。
强化权限控制与数据防护
要落实合规管理，企业相关文件数据的阅读防护和访问控制至关重要。Docpedia通过文件权限遮蔽、限定在线阅读、强制水印版权宣告、PDF加密、黑白名单文件截图掩码等安全性控管措施，对文件夹乃至文件层层进行监管。搭配24小时监控报表，员工阅读、下载等操作细节全都详实记录，一旦员工超过设定的存取次数规范，管理者与主管便会收到异常报告，能进一步追踪防止窃取事件。
落实文件完整性和可追溯性
Docpedia对文件生命周期进行管理，从文件制定、修改、废止等行为进行详实记录。企业可依不同类型文件设定不同审查流程，以智动化处理、签核和文件归档与分类等规则，确保每一份文件的发布与内容均符合内部规范或法规要求，并使文件得到妥善保存并易于检索，落实文件的正确性、完整性和可追溯性。
轻松应对内部审核与外部稽查
Docpedia记录所有文件的建立、修改和浏览历程，能提供详细的审核与改版轨迹，确保在相关部门查访时，能够快速调阅与展现完整的文件记录，避免因缺乏正确文件而痛失取证机会，或因此让企业遭受罚款。Docpedia让企业更加游刃有余地应对内部稽核和外部稽查，对业务运营的合规挑战更有信心，从而提升企业的合规性和整体管理水平。
促进合规培训与知识传承
合规不难，难在人心。Docpedia发行的所有文件，均经过严格审核并符合ISO质量管理体系的要求，以智动化融合质量控管流程，用标准化减少人为错误，还能促进企业内部合规培训和知识管理。Docpedia可以集中管理培训教材、合规手册和规范文件，多屏支持更便于员工随时查阅和学习，并确保每位员工都能正确吸收、了解并遵守，进而提升组织运作绩效。
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